Come scrivere una lettera formale coi fiocchi

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Saper scrivere una lettera formale è molto importante. Non si tratta di una questione così irrilevante come può sembrare, tanto più se si considera il fatto che le lettere possono tornare molto utili in diversi ambiti operativi.

E badate bene che quando parliamo di lettere non parliamo necessariamente di lettere cartacee, per cui non spaventatevi di dover prendere carta e penna: se da buoni scrittori amate la carta, nessun problema, ma se preferite il computer sappiate che i consigli che stiamo per vedere valgono assolutamente allo stesso modo!

D’altronde pensateci anche solo un attimo: una lettera di un certo livello può tornarvi utile per scrivere a un’autorità come può essere un sindaco, ma anche per farvi avanti in occasioni che potrebbero rivelarsi molto importanti per voi e per gli altri.

I segreti di una (buona) lettera formale

Cominciamo col dire che anche qui vale la regola di sempre, cioè quella di scrivere in modo grammaticalmente e ortograficamente corretto, per cui fate attenzione a strutturare il testo come si deve in tutte le sue componenti. Dopo di che fate attenzione alla leggibilità, alla sintesi e alla chiarezza: la lettera più di ogni altro mezzo deve saper andare al sodo senza troppi giri di sorta, deve saper cogliere il nocciolo della questione nel più breve tempo possibile e riuscire a farlo mantenendo un certo stile di fondo (=formalità).

Dovete insomma cercare di dire quello che intendete dire senza però risultare banali o confidenziali. Spesso e volentieri però il dubbio non sta tanto nel come scrivere la lettera, anche perché magari chi è del mestiere o ha comunque avuto modo di approcciarsi al settore, di perplessità ne ha poche: l’ostacolo più comune semmai è rappresentato dal “come inizio?”.

Come strutturare una lettera formale

Ovviamente il come iniziare una lettera formale dipende dall’argomento stesso della comunicazione. Ricordate che va mantenuto un approccio educato e ragionevole, per cui potete optare per: “In riferimento alla lettera precedente…”, “Come da accordi…”, “Come anticipato per via telefonica…”, “Con la presente si comunica che…”, “In riferimento alla vostra richiesta…”.

Naturalmente questi tipi di introduzioni vanno fatti precedere da un attacco tipico di una lettera formale, vale a dire di un “Egregio” o “Gentile” che precedono, come vuole la norma, il nome del destinatario.

Come dicevamo, il corpo della lettera deve poi puntare alla formalità, certo, ma anche alla semplicità: cercate di farvi capire senza risultare troppo pesanti ed ermetici, di conseguenza sarebbe il caso evitaste gergo tecnico a meno che non sia strettamente richiesto, così da non innalzare inutili barriere tra voi e chi vi legge.

Infine, per quanto riguarda la chiusura, un “Distinti saluti”, “In attesa di un vostro riscontro porgiamo i nostri saluti”, “Cordialità”, “Ringranziandola per l’attenzione, le porgiamo cordiali saluti”, e cose di questo genere vanno più che bene!

A fine lettera non dimenticate di mettere una firma dell’autore, rigorosamente composta da nome e cognome, nonché riferimenti utili e contatti. Per cui sotto il vostro nome abbiate cura di inserire anche un numero di telefono, un indirizzo di posta e un indirizzo e-mail, così da dare la possibilità a chi lo desidera di poter entrare in contatto con voi.

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